「제 24차 2025 세계비교문학협회(ICLA) 총회 행사 운영」

The XXIV International Congress of International Comparative Literature Association (AILC-ICLA)

과  업  내  용  서

2025. 5.

Ⅰ		과업개요

1. 과업목적:

가. 전 세계 65개국의 문학을 비교 연구하는 세계비교문학 연구자들이 3년마다 모여 비교문학 관련 학술의 올림픽 장(場)을 펼치는 대규모 국제학술행사로서 2025년으로 24회가 되는 창립 70주년을 맞는 역사적인 대회 마련

나. 비교문학의 새로운 패러다임 구축과 한국문학의 세계화라는 시대적 요구에 부응하여, 디지털 전환 시대 세계문학의 미래와 새로운 방향성을 모색하고 학술분야에서 한국 문학의 글로벌 영향력 확대를 위한 글로벌 네트워크의 기반 확보를 추진

다. 비교문학 분야의 세계적 연구자들을 중심으로 디지털전환 시대 문학의 현재와 미래, 출판 문화의 변화를 진단하고 새로운 방향을 모색하는 학술 연구의 장 제공

라. 국내외 주요 출판사들이 참여하는 도서 전시회, 세계문학페스티벌을 통해 출판산업의 트렌드 변화 공유 및 한국문학번역 도서 홍보

2. 과업명: 제24차 세계비교문학협회(ICLA)총회 행사 운영

3. 과업기간: 계약일 ~ 2025. 8. 31.

4. 과업범위

가. 2025 세계비교문학협회총회(ICLA Congress) 킨텍스 행사 기획/조성 및 운영

	<2025 세계비교문학협회 총회 사업 개요>
가. 행 사 명: 2025년 2025 세계비교문학협회 총회(2025 ICLA Congress) 나. 일 시: 25. 7. 28(월) ~ 8. 1(rma) (총 5일간) 다. 장 소: 고양시 KINTEX Ⅱ 라. 주 최: 한국동서비교문학학회, 동국대학교, 고양시, 세계비교문학협회 마. 규 모: 국내·외 비교문학 학자 65개국 1500명 (해외 1400, 국내 100), 바. 내 용: 노벨수상작가 강연, 기조강연, 유네스코 특별세션, 일반세션, 개막식, 폐막식, 출판문화예술전시회, 관광투어부스, 주한외국대사관 공보원 부스 등

나. 행사 결과보고서 작성

5. 킨텍스 공간 이용 계획

연번	공간		면적(㎡)	사용계획
1	3F	그랜드볼룸	1,660	개막식, 리셉션, 만찬, 폐막시, 총회, 노벨수상작가 강연, 기조강연, 특별세션,
2		VIP룸	-	개막식 VIP 대기 공간
3		305AB-308AB	117	일반 세션
4		301-304	420	ICLA 연구위원회 세션과 특별세션
5	4F	401-404	468	ICLA 연구위원회 세션과 특별세션
		405AB-408AB	117	일반 세션
6		전시 공간	-	부대행사: 출판문화예술전시회, 관광투어부스, 주한외국대사관 공보원 부스 등 행사

[KINTEX II 3층 4층 도면]

6. 행사 일정(안)

* 모든 강연자 및 패널은 조직위에서 선정

* 모든 세션 90분, 각 세션 종료 후 30분 휴식

*# 1, 2, 5, 19, 20 은 불편한 시간대라서 강의실 10개만 운영 (50개)

# 3, 4, 6, 9, 12, 14, 15, 16, 17, 18은 강의실 24개 모두 사용 (240개)

# 7, 8, 10, 11, 13 등은 KeyNote Speech와 겹치기에 강의실 15개 사용 (75개)

강의실 365개 활용/ 강의실당 4명 = 1,460명 발표 가능

Time	Monday	Thuesday		Wednesday		Thursday		Friday
09:00~10:30	# 1	# 6		# 9		# 12		# 16
10:30~11:00	Break
11:00~12:30	# 2	# 7	K 1	# 10	K 3	# 13	K 5	# 17
12:30~14:00	Lunch
14:00~15:30	# 3	# 8	K 2	# 11	K 4	# 14		# 18
15:30~16:00	Break	Opening Ceremony		Cultural Events		Break		Break
16:00~17:30	# 4					# 15		# 19
17:30~19:00	Dinner					General Assembly		Dinner
19:00~20:30	# 5							# 20
20:30~

Ⅱ		과업내용

1. 기본과업

가. 프로그램 운영

1) 학술 프로그램 현장 운영

2) 주요 행사 기획 운영

3) 행사 현장 관리 및 감독, 운영에 필요한 제반 사항 관리

4) Conftool 관리 및 운영

5) 행사 후 모든 시설 원상 복구 및 정리

6) 기타 발주기관이 별도 요구하는 사항 중 계약 상대와와 협의하여 결정된 사항 이행

나. 행정 지원

1) 행사 실적 취합 및 결과 보고

2) 현장 안전관리 및 비상대피계획(지차제 관공서 연계 포함)

2. 세부과업

가. 2025 세계비교문학협회총회(ICLA Congress) 행사 및 운영

(참석 예정 인원 1,500명 ~ 2000명)

ConfTool 관리 및 운영

기존 구축된 ConfTool 플랫폼 기반 시스템을 통한 회원 관리, 이메일, 등록비(페이펄, Bank Transfer) 관리, 초청장 발송, 비자 발급 협조 등 등록에 관한 전체적인 운영

ConfTool은 학회 초록, 등록, 프로그램, 초청장, 비자, 등 ICLA Congress에 관련된 모든 회원들이 사용하는 Tool이라서 학습, 숙지, 매뉴얼 습득이 필요한 플랫폼임. ConfTool에는 참가자들의 초록, 등록, 초청장, 비자 등을 포함한 프로그램 내용의 모든 데이터가 담겨있음. 대행사는 필수적으로 ConfTool 프로그램에 대한 이해와 운영 노하우가 있어야 함.

등록과 회계 정산에 대한 업무

- 등록 사무

등록 관련 이메일 문의 응대

참가자 정보 수정 요청 처리

리마인드 이메일 발송

ConfTool을 활용한 서류 발급

실물 초청장 우편 발송

참가확인증 및 감사 레터 발송(참가 후 1주일 이내)

등록 결과보고서 작성

- 등록 회계/정산

계좌이체 결제자 시스템 반영

페이팔/계좌이체 환불 진행 및 시스템 반영

국제 학술대회 회계 기준에 맞춘 컨설팅

국내·외 회계 기준에 따른 등록비 정산

등록 데스크 운영

등록 안내 인력 4인 고정 배치(영어 능통자)

발주기관 지원 안내 인력에 대한 기초 교육

참석자 명찰 제작 및 배포

팜플릿 제작 (영어, 2000부)

포토월 설치 (2개)

영어 프로그램 북(e-book 포함) 편집 및 제작 (250쪽 기준 / 2,000부)

행사장 관리 및 운영

현수막 제작 및 설치 : 대형 연회장

음향 및 조명 관리 : 세미나실, 대강당 음향 및 조명 관리

(세미나실별 탁상용 혹은 스탠드 1개 + 무선 마이크 1개 운영)

동시통역 인력 및 부스 설치 불필요

자막 운영(개/폐회식, 노벨상 및 기조강연, 영어/한국어)

행사 녹화 및 송출

(개회식, 노벨상 작가 강연, 기조 강연 녹화 및 대회 공식 유튜브 통한 송출 / 해당 일정 프로그램 참고)

개회식 리셉션, 폐막식 만찬 식장 구성

개회식 리셉션 문화 공연 관리(당일 리허설, 공연에 필요한 무대 설치 및 운영)

관광 관련 업무

DMZ+해이리출판공원 관광 운영 및 영어 전문가이드 배치

(참가인원: 100명 기준)

관광 프로그램 안내 메일 발송 (사무국 이메일 활용)

관광 프로그램 개발 및 운영

* 수요일 1시부터 3개 관공 코스 운영

DMZ 코스 + 2개 코스 개발 및 각 노선별 버스 1대, 안내 가이드(영어) 배치

참가자 희망자는 개막식날 선착순으로 접수

만찬 및 커피 준비

7월 28일 개회식 리셉션(예상 참석 인원: 1000명)

7월 31일 폐막식 만찬(예상 참석 인원: 500~800명)

* 개회식과 폐막식 케이터링의 경우 킨텍스 인하우스 케이터링 업체인 신세계푸드와 협의 필요

* 폐막식 만찬은 참석 희망자 대상, 식대 자비 부담

커피(오전/오후 1일 2회 기준, 1일 1000명분)

참가자 수송 교통 계획 및 운영

동국대 고양학사, SonaCalm호텔 중심으로 셔틀버스 운영

* 운행 시간 (전체 일정 아침 2시간, 저녁 2시간 4대 운영 / 기타 시간대 미운영)

안전관리 계획 및 비상 전화 운영

현장 안전관리 및 비상대피 계획 수립 및 운영

카카오톡, 위챗, whatsapp, 라인, 챗 등을 활용한 24시 비상전화 운영

기타 명시되지 않은 제반 필요 사항은 논의를 거쳐 선정 이후 구체화함

출판물 전시 부스 설치(필요 개수는 추후 논의)

주한 대사관 전시 부스 설치(필요 개수는 추후 논의)

온라인 발표 세션 운영을 위한 장비 설치

※ 견적서 제출 시 부스 1개 설치 비용, 1개 세미나실 온라인 발표 운영을 위한 장비 예상 견적을 포함하여 제출

특이 식성 참가자를 위한 식사 제공 문제

그 외 추가적인 사항

라.  행사 실적 취합 및 결과 보고

1) 행사 지원 기관 제출용 결과보고서 작성 및 제출 업무

2) 행사 전체 결과보고서 작성

III		과업수행 일반지침

1. 일반사항

가. 과업 내용 해석상 이견이 발생한 경우, 발주기관과 계약상대자가 협의하여 결정한다.

나. 계약내용의 변경으로 계약금액을 조정하여야 할 필요가 있는 경우에는 발주기관과 계약상대자가 협의하여 계약금액을 조정할 수 있다.

다. 과업내용서에 명기되지 않았지만 경미하게 과업이 변경되어 시행해야 하는 사항이 발생한 경우 발주기관과 계약상대자가 협의하여 진행할 수 있다.

라. 본 과업완료 후에도 경미한 추가작업이 필요한 경우 발주기관은 계약상대자와 비용부담 등에 대해 협의하여 계약상대자에게 수행을 요청할 수 있다.

마. 정당한 이유 없이 계약상대자가 계약조건 및 지시사항 등을 성실히 이행하지 않을 경우에는 계약을 해지할 수 있다.

바. 사업 추진에 있어 계약서와 제안서, 제안요청서, 과업내용서에 포함되지 않는 일반적인 사항은 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

사. 본 용역의 수행 중 계획내용의 추가 수정, 변경 검토 등의 검토사항에 대하여 발주기관의 요구사항이 있을 시 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

아. 본 사업 과정에서 발생하는 안전사고에 대하여 행정적, 기술적 제반 비용과 후속처리는 안전사고 발생에 대한 책임당사자가 부담하며, 상호 책임이 없는 불가항력 등 사유에 기한 경우에는 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

자. 본 용역 수행에 필수적인 Conftool 관리 등을 위해 공동수급을 허용한다.

2. 안전 및 보안대책

가. 본 계약과 관련하여 계약상대자가 제공한 모든 용역의 결과물, 서비스 및 미디어 자료 일체와 관련된 저작재산권은 발주기관과 계약상대자가 공동으로 소유하며, 별도의 정함이 없으면 그 지분은 균등한 것으로 하며, 결과물에 대한 저작권 전부를 제3자에게 귀속시킬 수 없다.

나. 계약상대자가 제공한 모든 용역의 결과물 및 서비스를 가공·변형하는 등 2차적 저작물을 작성할 권리는 발주기관과 협의하여 정할 수 있다.

다. 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않는 목적으로 사용할 수 없으며, 사전승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여할 수 없다.

라. 계약상대자는 발주기관의 서면동의 없이 본 계약상의 권리 혹은 의무를 제3자에게 양도, 이전할 수 없다.

마. 계약상대자는 본인의 업무결과물이 모방하거나 도용한 것이 아니며, 제3자의 저작권 등의 지적재산권 및 초상권을 침해하지 않았음을 보증한다.

바. 기타 보안과 관련되는 사항은 발주기관의 별도 지침을 따라야 한다.

3. 사업주·경영책임자의 안전 및 보건 확보 의무사항(중대재해처벌법 제4조)

가. 재해예방에 필요한 인력, 예산, 점검 등 안전보건 관리체계를 구축하고 이행해야 한다.

나. 재해 발생 시 재발방지 대책을 수립하고 이행해야 한다.

다. 발주기관(중앙행정기관, 지자체 포함)이 관계 법령에 따라 개선, 시정 등을 명한 사항은 이행해야 한다.

라. 안전·보건 관계 법령에 따른 의무이행에 필요한 관리상의 조치를 취해야 한다.

IV		과업의 보고 및 보고서 제출

1. 과업의 보고

가. 정기보고: 주간보고/일일보고

(1) 주간보고: 착수 시점부터 금주 추진사항·차주 계획서 제출 및 유선 보고   *필요 시 대면 보고 진행

(2) 일일보고 :행사 개최 1개월 전부터 진행 상황 일일 보고

나. 착수보고

(1) 계약일로부터 7일 이내 관련 서류 제출

(2) 착수보고서, 과업수행계획서, 분야별 참여인력 및 조직 편성표 등

다. 최종보고

(1) 행사 직후 3주 이내 행사 운영 결과 보고 제출

(2) 과업 종료 시, 전체 과업 최종보고 및 정산서 제출

· 최종 참가자 및 참가기관 리스트
※국가, 지역, 담당자, 이메일, 전화번호, 등 상세 정보 포함

· 최종 계약성과 포함 결과보고서(3부) 및 전자파일 제출

· 관련 사진, 이미지 원본 파일, 동영상 등 자료 일체(USB 제출)

· 2025 ICLA Congress 공식 홈페이지 도메인 등 관리 정보 일체

라. 수시보고

(1) 변경보고: 과업의 수행 방법 및 일정 변경이 필요할 경우 즉시 보고 및 협의

(2) 기타보고: 관련 부서·기관 등에 정기적 사업 추진현황 보고 및

특이사항 발생 시 비정기 보고

(3) 위험관리보고: 잠재적 위험요소 발견 시 조치방안 논의 및 처리 후 보고

V		문의처

V. 문의처

1. 2025 ICLA Congress 조직위원회 위원장 김영민

(☏ 02-2279-7829; 핸드폰: 010-5283-2355); Email: yk4147@gmail.com